(趣旨)

第1条　川根本町役場における事務処理、服務その他事務の執行については、別に定めるものを除くほか、この規則の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規則における用語の定義は、次のとおりとする。

(事務処理の通則)

第3条　事務の処理は、適正かつ速やかに行い常に能率の向上を図らなければならない。

(紙文書の電子文書化)

第4条　職員は、紙文書の電子文書化に努めるものとする。ただし、電子文書化によって業務が著しく複雑化・非効率化する場合は、この限りでない。

(決裁)

第5条　全て事務は、町長の決裁を経て処理しなければならない。ただし、副町長及び課長の専決事項については、この限りでない。

(代決)

第6条　町長が不在のときの町長の決裁事項は、副町長が代決する。

(専決)

第7条　副町長又は課長限りで専決できる事項は、別表のとおりとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する事項は、上司の指揮を受けなければならない。

(令達)

第8条　令達の種類は、次のとおりとする。

(公文書の記号及び番号)

第9条　公文書には、次により記号及び番号を付さなければならない。

(文書の記名)

第10条　令達は、町長名をもってしなければならない。

第11条　発送文書は、事案の軽重又は宛先の区別により、町長名、副町長名、会計管理者名又は役場名を用いるものとし、発信者の下に括弧書きで担当の課名を記するものとする。ただし、軽易なもの又は内部的なものは、課長名又は課名を用いることができる。

(文書の日付)

第12条　文書の日付は、発送の日を用いなければならない。ただし、特に期日を指定したもの又は日付の記載が権利の得喪又は変更に関係あるものは、この限りでない。

(押印)

第13条　次に掲げる公文書には、公印を押印しなければならない。

(収受及び配布)

第14条　公文書は、総務課において収受し、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるとおり処理するものとする。ただし、住民から税務住民課に直接提出される届書等は、税務住民課において収受する。

(税務住民課において収受する文書の取扱い)

第15条　前条第1項ただし書の規定により、税務住民課において収受する文書は、次により取り扱わなければならない。

(送料未納等の取扱い)

第16条　送料の未納又は不足の文書又は物件で、官公庁又は官公立学校の郵送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い収受することができる。

(総務課以外で受領した公文書の取扱い)

第17条　職員が出張先等で直接受け取った公文書又は各課で直接受領した公文書は、速やかに総務課に回付し、第14条の規定による手続をとらなければならない。

(勤務時間外に到達した公文書の取扱い)

第18条　勤務時間外に町に到達した公文書については、当直員又は守衛が収受し、遅滞なく総務課に引き継ぐものとする。

(公文書の収受)

第19条　課長は、収受文書(第14条の規定により配布され、課において受領した公文書をいう。)について、課員へ、次に掲げる方法により処理するよう指示しなければならない。

(口頭又は電話による受理事項の取扱い)

第20条　口頭又は電話により受理した事項で重要又は異例のものは、その要旨を電話(口頭)記録票(様式第3号)に記入し、前条の例により処理しなければならない。

(主管に属しない文書の処理)

第21条　配布を受けた公文書中その主管に属さないものがあるときは、その理由を付して課長押印の上、直ちに総務課に返付しなければならない。

(電子メールの取扱い)

第22条　第14条第1項の規定にかかわらず、電子メールについては、各課で収受することができる。

(事案の処理)

第23条　担当者は、公文書の配布を受けたときは、指示された処理方針等に従い速やかに処理しなければならない。期限のあるものでその期限内に処理することができないときは、あらかじめ期限を予定して上司の承認を受けなければならない。

(起案及び回議)

第24条　新しい事件又は重要と認められる事件は、あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。

第25条　公文書の起案及び回議(合議を含む。)は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、次の各号に掲げる場合は、当該各号に定める方法により処理するものとする。

(起案の作成)

第26条　前条の規定により起案する場合は、次に定めるところにより行うものとする。

(回議)

第27条　回議は、当該回議の事案に関する事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て決裁権者に回議し、決裁を受けるものとする。

(特別の取扱いを要する回議)

第28条　特に至急又は重要なものは、主管課長又は室長若しくは起案者自ら持ち廻り、上司の決裁又は閲覧を受けなければならない。

(合議等の順序)

第29条　起案した事案が他の課室に関係あるものにあっては、その事案に関係ある課室に合議してから副町長に提出し、町長の決裁を受けなければならない。

(総務課に合議すべき事案)

第30条　次に掲げる事案は、総務課に合議し、又は供覧しなければならない。

第31条　次に掲げる事案は、総務課に合議し、又は供覧しなければならない。

(原議書の再回)

第32条　合議を経た案を改めようとするとき、決裁の趣旨が当初の立案と異なったとき、又は廃案となったときは、主管課からその合議した部課に通知又は回示しなければならない。ただし、軽易な事項は、この限りでない。

(施行)

第33条　事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指示を受けるものとする。

(浄書)

第34条　決裁を経た公文書で浄書を要するものは、主管課において浄書しなければならない。ただし、次に掲げるものは、総務課において浄書する。

(文書及び物品の発送)

第35条　発送する公文書は、主管課において文書管理システムに必要な事項を記録した上で、次に定めるところにより処理し、総務課に提出するものとする。

第36条　前条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、当該各号に定めるところによるものとする。

(勤務時間外の発送)

第37条　勤務時間外並びに日曜日、土曜日及び休日には、公文書の発送は行わない。ただし、急を要する公文書を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長の承認を受け、主管課が自ら発送することができる。

(整理)

第38条　文書(役場本庁舎、総合支所及び施設所管の公文書(帳簿、台帳、図表を含む。)、図書、官報その他一切の公用書類をいう。以下この節において同じ。)は、常に整理し、重要なものは、天災地変に際して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備するとともに、紛失、火災、盗難及び虫湿害の予防を完全にしなければならない。

(文書の類目分類)

第39条　文書の整理、保管及び保存は、次の類目分類によりこれを行うものとする。

(保存期間類別)

第40条　文書は、その保存期間により次の類別に区分する。

第41条　第1類に属するものは、おおむね次のとおりとする。

第42条　第2類に属するものは、おおむね次のとおりとする。

第43条　第3類に属するものは、おおむね次のとおりとする。

第44条　第4類に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(完結文書の整理)

第45条　文書が完結したときは、事務担当者は、関係書類を一括した上、次により整理編さんしなければならない。

(文書の保管)

第46条　完結した文書は、各課で保管するものとする。

(保存文書の引継ぎ)

第47条　前条第2項に規定する保管期間を経過した文書で、1年を超えて保存する必要のあるものは、引継文書目録(様式第5号)を添えて、総務課に引き継がなければならない。ただし、常時使用する文書で総務課長の承認を受けたものは、この限りでない。

(保存)

第48条　引継ぎを受けた文書は、総務課において書庫内に蔵置し保存管理しなければならない。

(文書の借覧)

第49条　保存文書の借覧をしようとするときは、貸出申請書(様式第6号)に記入して総務課に提出して、その指示に従って借覧しなければならない。

第50条　他官公庁その他から保存文書の閲覧、借用又は証拠として提出の請求があったときは、町長の指揮を受けなければならない。

(文書台帳)

第51条　総務課は、文書台帳(様式第7号)を備え付け、編さん書目、保存類別等を登録しておかなければならない。

(保存期間)

第52条　文書の保存期間は、その文書の所属年度の翌年度の4月1日から起算する。

(廃棄)

第53条　保存期間を経過した文書は、文書管理システムに入力し、引継廃棄作業指示書(様式第8号)を作り、主管課に合議してから町長の決裁を経て、焼却裁断等の方法により廃棄しなければならない。

(履歴書等の提出)

第54条　新規採用の職員は、5日以内に所定の履歴書及び印鑑届(様式第9号)を所属課長を経て総務課長に提出しなければならない。

(履歴事項の変更届等の提出)

第55条　職員は、次の各号のいずれかに該当するときは、履歴事項変更(追加)届にその事実を証する書類を添えて、遅滞なく所属課長を経て総務課長に提出しなければならない。

(身分証明書)

第56条　職員は、常に身分証明書(様式第10号)を携帯しなければならない。

(職員記名章)

第57条　職員は、勤務所内及び管内において職務に従事するときは、上衣左胸に職員記名章(様式第11号)を着用するものとする。ただし、儀礼式又は職務に関する制服を着用したときは、この限りでない。

(出退勤管理)

第58条　職員は、出勤したとき、又は退勤するときは、勤務管理システム(職員の出勤及び休暇等に係る状況について情報処理機器を使用して管理する仕組みをいう。以下この章において単に「システム」という。)に打刻をしなければならない。ただし、これにより難い職員は、出勤したときは直ちに出退勤管理機により打刻をしなければならない。

(遅刻及び早退)

第59条　職員は、出勤時限に遅れたとき、又は早退しようとするときは、上司に理由を告げ、システムによりその承認を得なければならない。

(休暇)

第60条　職員は、休暇を受けようとするときは、システム又は休暇等承認処理簿(様式第12号)により、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。

(代休)

第61条　職員が、日曜日又は休日(以下この章において「休日」という。)において、通常日の勤務時間に相当する時間中に勤務を要するときは、特別の場合を除き、勤務日の振替とし、勤務することを命ぜられた休日を起算日とする8週間以内に勤務時間に相当する時間を代替休日(以下この条において「代休」という。)とし、勤務を要しないものとする。この場合において、勤務の手続については、第71条から第73条までの規定を準用し、代休の手続については前条第1項前段の例による。

(職務専念義務免除)

第62条　職員は、職務に専念する義務の免除を受けようとするときは、第60条第1項前段の例により上司の承認を受けなければならない。

(時間外の登庁)

第63条　執務時間外又は休日に登庁した者は、その登退庁を当直員に通知しなければならない。

(欠勤の届出)

第64条　第60条の規定による休暇以外で、自己の都合により出勤することができない者は、その理由を具してシステムにより届け出なければならない。

(公文書の取扱い)

第65条　職員は、上司の許可を受けなければ、公文書を他人に示し、若しくはそれの内容を告げ、又はその写しを与えてはならない。

(緊急事件の処理)

第66条　職員が出張を命ぜられ、又は休暇若しくは欠勤等により出勤できないとき、自己の担任する事務のうち、緊急を要する事件があるときは、その経過及び処理の要領を課長又は室長、課僚に通告し、支障のないようにしなければならない。

(事務引継)

第67条　職員は、転任、休暇、退職等の場合は、所属課長の指揮を受け、担任事務を後任者に引き継がなければならない。

(出張命令)

第68条　職員の出張命令は、システムにより上司の決裁を受けなければならない。ただし、これにより難い場合は、出張命令伺票(様式第13号)によるものとする。

(出張中の事故)

第69条　職員は、出張中次の各号のいずれかに該当する場合は、その事由を具して直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(復命)

第70条　職員は、出張の用務が終わって帰庁したときは、速やかにシステムの所定欄に発着時刻を打刻して口頭で復命し、重要なものについては、帰庁した日から5日以内に復命書を提出しなければならない。

(時間外休日勤務命令)

第71条　職員の時間外又は休日勤務命令は、システムにより上司の決裁を受けなければならない。ただし、これにより難い場合は、勤務命令書(様式第14号)によるものとする。

(申告)

第72条　時間外又は休日勤務の職員は、勤務を終了したときは、当直員に申告しなければならない。ただし、勤務の場所が庁外であるときは、この限りでない。

(復命)

第73条　時間外又は休日勤務をした職員は、翌日以後勤務を要する日の始業時刻直後、システムにより勤務時間を打刻しなければならない。ただし、これにより難い場合は、命令票に所要事項を記入提出し、復命しなければならない。

(当直の区分及び勤務時間)

第74条　当直は日直とし、勤務時間は休日における通常日の登庁時限から退庁時限までとする。

(当直員)

第75条　当直の勤務に服する者は、2人とし、職員をもって輪番にこれに充てる。

(服務)

第76条　当直員は、次に掲げる事務を処理する。

(文書等の取扱い)

第77条　当直員は、当直勤務中に到達した文書及び物品は、次の定めるところによりこれを処理しなければならない。

(車両の管理)

第78条　当直員は、公用車使用の申出があって必要と認め、かつ、運転者が適格者と認めたときは、公用車使用簿により承認し、鍵を交付し、使用後は鍵を返納させ車両の異常の有無を点検しなければならない。

(非常の際の措置)

第79条　当直員は、火災その他災害の発生等非常の際は、町長、副町長、関係課長及び消防団に急報し、応急の措置を講じなければならない。

(外部との連絡)

第80条　電話又は口頭により受理した事項で、重要又は緊急を要するものは、直ちに関係者に報告し、必要のあるものはその要旨を記録しておかなければならない。

(引継ぎ)

第81条　当直員は、当直日誌(様式第15号)に所要事項を記入し、翌日総務課に提出しなければならない。ただし、翌日が休日のときは、次の当直者に引き継がなければならない。

(非常の場合の登庁)

第82条　職員は、休日又は退庁後、火災その他の災害により本庁舎及び総合支所庁舎が危険であると認めるときは、速やかに登庁し、上司の指揮を受けて文書及び物品の保護に当らなければならない。

第83条　非常の場合の文書及び物品の持ち出し等については、上司の指揮によらなければならない。ただし、上司の指揮を受けるいとまのないときは、臨機の措置を採ることができる。