○川根本町立小・中学校文書取扱要領
平成17年9月20日
教育委員会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、川根本町立小・中学校処務規程(平成17年川根本町教育委員会告示第2号)第6条の規定に基づき、川根本町立小・中学校(以下「学校」という。)の文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 収受 学校に到着した文書を受領することをいう。
(2) 配布 文書を処理すべき担当者に引き渡すことをいう。
(3) 保管 文書を所属年度と翌年度1年間事務室等で管理することをいう。
(4) 保存 保管期間が満了した文書を書庫等一定の場所で廃棄するまで集中的に管理することをいう。
(5) 親展文書等 親展文書及び秘密を要する文書をいう。
(6) 起案 事案の処理について決裁を受けるための原案を作成することをいう。
(文書の取扱いの原則)
第3条 文書の取扱いは、すべて正確かつ迅速に行い、学校運営が円滑かつ効率的に処理されるようにしなければならない。
(文書管理者等)
第4条 学校に文書管理者、文書取扱主任及び文書取扱者を置く。
2 文書管理者は、校長をもって充て、文書取扱主任は事務主任をもって充て、文書取扱者は、事務職員のうちから文書管理者が指名する。ただし、事務主任及び事務職員が置かれていない場合は、この限りでない。
3 文書管理者は、学校の文書事務を統括し、事務の円滑かつ適正な処理に努めなければならない。
4 文書取扱主任は、文書管理者の指示を受けて、次に掲げる事務を総括する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) その他文書の取扱いに関すること。
5 文書取扱者は、前項各号の事務に従事する。
(文書の収受及び配布)
第5条 学校に到着した文書は、文書取扱者において次により収受し、配布しなければならない。
(2) 親展文書、秘密を要する文書(以下「秘文書」という。)及び書留郵便物は、文書収発簿に所要事項を記載の上、開封しないで名あて人に配布すること。
(3) 個人あて文書は、開封しないでそのまま名あて人に配布すること。
2 起案には、関係文書その他参考資料を添付しなければならない。ただし、定例又は軽易な事案の場合は、この限りでない。
(浄書)
第7条 決裁を受けた文書で浄書を要するものは、起案者が浄書しなければならない。
2 浄書した文書は、文書取扱者に決裁文書とともに提出し、照合を受けなければならない。
(文書の発信者名)
第8条 文書の発信者名は、すべて校長名を用いるものとする。ただし、軽易なもの又は内部的なものについては、この限りでない。
(文書の記号及び番号)
第9条 文書には、次に定めるところにより、記号及び年度ごとに番号を付さなければならない。
(1) 文書には学校名の略号(別表第2)を付し、文書取扱者が文書収発簿により追次番号を付すこと。
(2) 秘文書にあっては、略号の右に「秘」の字を記入し、文書取扱者が文書収発簿により追次番号を付すこと。
(3) 前2号の規定にかかわらず、軽易なものは番号を省略し、号外で処理することができる。
2 前項の文書は、年度ごとに文書内容が完結するまでは、すべて同一番号を用いるものとする。
(文書の日付)
第10条 文書の日付は、原則として施行の日とする。ただし、期日を指定したものはこの限りでない。
(公印の使用)
第11条 発送文書には、公印を押すものとする。ただし、軽易な文書は、この限りでない。
(文書送達の方法)
第12条 文書は、郵送、使送又は直渡しの方法により送達するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、権利の得失又は変更に関係のないもの等軽易な文書については、ファクシミリ・電子メールにより送達することができる。
(文書の整理保管)
第13条 文書は、文書分類表(別表第4)により整理し、保管するものとする。
2 完結文書は、完結年月日の順に整理する。
3 文書は、年度ごとに区分する。ただし、年度により難いものは暦年による。
4 多量の文書は、分冊することができる。また、文書の内容によっては年度区分を明確にして累年用いることができる。
5 簿冊の背表紙には、大・中・小分類、簿冊名、保存年数を記載する。
(文書の保存)
第14条 文書の保存期間は、法令に別段の定めがあるものを除くほか、文書分類表(別表第4)に示す期間保存しなければならない。
2 文書の保存期間は、完結文書の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
3 保存期間の満了した文書であっても、必要と認めるときは保存期間を延長することができる。
(文書の廃棄)
第15条 文書取扱者は、毎年1回保存期間を経過した文書を適切な方法で廃棄しなければならない。
(その他)
第16条 この訓令に定めるもののほか、文書取扱いに関して必要な事項は、校長が別に定める。
附則
この訓令は、公示の日から施行し、平成17年9月20日から適用する。
附則(平成27年3月27日教委訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
別表 略