(趣旨)

第1条　川根本町役場における事務処理、服務その他事務の執行については、別に定めるものを除くほか、この規則の定めるところによる。

(事務処理の通則)

第2条　事務の処理は、適正かつ速やかに行い常に能率の向上を図らなければならない。

(決裁)

第3条　すべて事務は、町長の決裁を経て処理しなければならない。ただし、副町長及び課長の専決事項については、この限りでない。

(代決)

第4条　町長が不在のときの町長の決裁事項は、副町長が代決する。

(専決)

第5条　副町長又は課長限りで専決できる事項は、別表のとおりとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する事項は上司の指揮を受けなければならない。

(令達)

第6条　令達の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。

(文書の記名)

第8条　令達は、町長名をもってしなければならない。

第9条　発送文書は、事案の軽重又はあて先の区別により、町長名、副町長名、会計管理者名又は役場名を用いるものとし、発信者の下にかっこ書きで担当の課名を記するものとする。ただし、軽易なもの又は内部的なものは課長名又は課名を用いることができる。

(文書の日付)

第10条　文書の日付は発送の日を用いなければならない。ただし、特に期日を指定したもの又は日付の記載が権利の得喪又は変更に関係あるものは、この限りでない。

(押印)

第11条　発送文書には、公印を押して原議書と契印しなければならない。

(収受)

第12条　役場本庁舎及び総合支所に到着した文書、金券、物品等は、本庁舎にあっては総務課、総合支所にあっては支所管理局(以下「総務課等」という。)において収受する。ただし、住民から直接提出される届書、申請書、願書の文書は本庁舎にあっては税務住民課、総合支所にあっては支所管理局(以下「税務住民課等」という。)において収受する。

(配付)

第13条　総務課等において収受した文書、金券、物品等は次の定めるところにより、これを取り扱わなければならない。

(税務住民課等において収受する文書の取扱い)

第14条　第12条ただし書の規定により、税務住民課等において収受する文書は、次により取り扱わなければならない。

(送料未納等の取扱い)

第15条　送料の未納若しくは不足の文書又は物件で、官公庁又は官公立学校の郵送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い収受することができる。

(処理)

第16条　課長は、文書の配付を受けたときは遅滞なく閲覧し、自ら処理するものを除くほか、文書処理カード又は閲覧版欄に所要事項を記入し押印し、これを室長に配布しなければならない。上司閲覧の不要の欄は、斜線で表示するものとする。

第17条　口頭又は電話により受理した事項で重要又は異例のものは、その要旨を電話(口頭)記録票(様式第14号)に記入し、前条の例により処理しなければならない。

(主管に属しない文書の処理)

第18条　配布を受けた文書中その主管に属さないものがあるときは、その理由を付して課長押印の上、直ちに総務課等に返付しなければならない。

(事案の処理)

第19条　担当者は、文書の配布を受けたときは、指示された処理方針等に従い速やかに処理しなければならない。期限のあるものでその期限内に処理することができないときは、あらかじめ期限を予定して上司の承認を受けなければならない。

(文書の起案)

第20条　新しい事件又は重要と認められる事件は、あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。

第21条　文書を処理するには、次によるものとする。

(回議書の記載)

第22条　回議には必要により、本文の前に処理の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。

(定例又は軽易な事案等の起案)

第23条　事案の定例又は軽易なものは、発信文書同一形式又は複写の起案文書に原議用紙の所要部分を貼付し、若しくは閲覧印版を利用して決裁を受ける等敏速簡易に処理するものとする。

(特別の取扱いを要する回議)

第24条　特別の取扱いを要する原議書及び供覧文書には、その種別を、重要、秘、親展、至急、速達、電報、書留、例規等を上部欄外に表示しなければならない。

(合議等の順序)

第25条　原議書又は供覧文書は、その事務に関係ある課室に合議又は供覧してから副町長に提出し、町長の決裁を受けなければならない。

(総務課に合議すべき事案)

第26条　次に掲げる事案は、総務課に合議又は供覧しなければならない。

第27条　次に掲げる事案は総務課に合議又は供覧しなければならない。

(原議書の再回)

第28条　合議を経た案を改めようとするとき、決裁の趣旨が当初の立案と異なったとき、又は廃案となったときは、主管課からその合議した部課に通知又は回示しなければならない。ただし、軽易な事項はこの限りでない。

(浄書)

第29条　決裁を経た原議書で浄書を要するものは、主管課において浄書しなければならない。ただし、次に掲げるものは総務課において浄書し、原議書は主管課に返付する。

(簿冊等による回議)

第30条　簿冊又は申請カードにより回議に代えて処理する文書の指令、証明等は、特別の定めがあるもの又は保存の必要があるものを除くほか、主管課において簿冊又は申請カードに所要の記載、手数料の収納、押印等処理の上交付することができる。

(文書送達の方法)

第31条　文書は、郵送、使送又は手交の方法により送達するものとする。

(文書及び物品の発送)

第32条　文書又は物品を発送しようとするときは、次の各号によらなければならない。

第33条　総務課等は、前条により回付を受けたときは、次の各号によらなければならない。

(勤務時間外の発送)

第34条　退庁時限後又は休日において緊急を要する文書又は物品を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。ただし、特に急を要するものはこの限りでない。

(電話の使用)

第35条　退庁時間後又は休日に市外電話を使用しようとするときは、市外電話使用承認票(様式第18号)により当直員の承認を受けなければならない。

(整理)

第36条　文書(役場本庁舎、総合支所及び施設所管の公文書(帳簿、台帳、図表を含む。)図書、官報その他一切の公用書類をいう。以下この節において同じ。)は、常に整理し、重要なものは天災事変に際して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備するとともに、紛失、火災、盗難、虫湿害の予防を完全にしなければならない。

(文書の類目分類)

第37条　文書の整理、保管及び保存は、次の類目分類によりこれを行うものとする。

(保存期間類別)

第38条　文書は、その保存期間により次の類別に区分する。

第39条　第1類に属するものは、おおむね次のとおりとする。

第40条　第2類に属するものは、おおむね次のとおりとする。

第41条　第3類に属するものは、おおむね次のとおりとする。

第42条　第4類に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(完結文書の整理)

第43条　文書が完結したときは、事務担当者は、関係書類を一括した上、次の各号により整理編さんしなければならない。

(文書の保管)

第44条　完結した文書は、各課で保管するものとする。

(保存文書の引継ぎ)

第45条　前条第2項に規定する保管期間を経過した文書で、1年を超えて保存する必要のあるものは、引継文書目録(様式第20号)を添えて、総務課等に引き継がなければならない。ただし、常時使用する文書で総務課長の承認を受けたものは、この限りでない。

(保存)

第46条　引継ぎを受けた文書は、総務課等において書庫内に蔵置し保存管理しなければならない。

(文書の借覧)

第47条　保存文書の借覧をしようとするときは、文書借覧票(様式第21号)に記入して総務課等に提出して、その指示に従って借覧しなければならない。

第48条　他官公庁その他から保存文書の閲覧、借用又は証拠として提出の請求があったときは、町長の指揮を受けなければならない。

(文書台帳)

第49条　総務課等は、文書台帳(様式第22号)を備えつけ、編さん書目、保存類別及び冊数等を登録しておかなければならない。

(保存期間)

第50条　文書の保存期間は、その文書の所属年度の翌年度の4月1日から起算する。

(廃棄)

第51条　保存期間を経過した文書は、廃棄文書目録(様式第20号)を作り、主管課に合議してから町長の決裁を経て、焼却裁断等の方法により廃棄しなければならない。

(履歴書等の提出)

第52条　新規採用の職員は、5日以内に所定の履歴書及び印鑑届(様式第23号)を所属課長を経て総務課長に提出しなければならない。

(履歴事項の変更届等の提出)

第53条　職員は、次の各号のいずれかに該当するときは、履歴事項変更(追加)届にその事実を証する書類を添えて、遅滞なく所属課長を経て総務課長に提出しなければならない。

(身分証明書)

第54条　職員は、常に身分証明書(様式第24号)を携帯しなければならない。

(職員記章)

第55条　職員は、勤務所内及び管内において職務に従事するとき上衣左胸に職員名記章(様式第25号)を着用するものとする。ただし、儀礼式若しくは職務に関する制服を着用したときは、この限りでない。

(出退勤管理)

第56条　職員は、出勤したとき、又は退勤するときは、出退勤管理機に打刻をしなければならない。

(遅刻、早退)

第57条　職員は、出勤時限に遅れたとき、又は早退しようとするときは、上司に理由を告げ、その承認を得なければならない。

(休暇)

第58条　職員は、休暇を受けようとするときは、休暇等承認処理簿(様式第26号)により、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。6日以上の病気休暇又は特別休暇の場合は、特別休暇承認申請書(様式第27号)を併せて所属課長を経て総務課長に提出しなければならない。

(代休)

第59条　職員が、日曜日又は休日(以下この章で「休日」という。)において、通常日の勤務時間に相当する時間中に勤務を要するときは、特別の場合を除き、勤務日の振替とし、勤務することを命ぜられた休日を起算日とする8週間以内に勤務時間に相当する時間を代替休日(代休という。)とし、勤務を要しないものとする。この場合、勤務の手続については第69条から第71条までの規定を準用し、代休手続については前条第1項前段の例による。

(職務専念義務免除)

第60条　職員は、職務に専念する義務の免除を受けようとするときは、第58条第1項前段の例により上司の承認を受けなければならない。

(時間外の登庁)

第61条　執務時間外又は休日に登庁した者は、その登退庁を当直員に通知しなければならない。

(欠勤の届出)

第62条　第58条の規定による休暇以外で、自己の都合により出勤することができない者は、その理由を具して届け出なければならない。

(公文書の取扱い)

第63条　職員は、上司の許可を受けなければ、公文書を他人に示し、若しくはそれの内容を告げ、又はその写しを与えてはならない。

(緊急事件の処理)

第64条　職員が出張を命ぜられ、又は休暇若しくは欠勤等により出勤できないとき、自己の担任する事務のうち、緊急を要する事件があるときは、その経過及び処理の要領を課長又は室長、課僚に通告し、支障のないようにしなければならない。

(事務引継ぎ)

第65条　職員は、転任、休暇、退職等の場合は所属課長の指揮を受け、担任事務を後任者に引き継がなければならない。

(出張命令)

第66条　職員の出張命令は、出張命令伺票(様式第28号)により上司の決裁を受けなければならない。

(出張中の事故)

第67条　職員は、出張中次の各号のいずれかに該当する場合は、その事由を具して直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(復命)

第68条　職員は、出張の用務が終わって帰庁したときは、速やかに命令票(出張伺決裁済票)の所定欄に発着時刻を記入押印して口頭で復命し、重要なものについては、帰庁した日から5日以内に復命書を提出しなければならない。

(時間外休日勤務命令)

第69条　職員の時間外又は休日勤務命令は、勤務命令票(様式第29号)により上司の決裁を受けなければならない。ただし、30分未満の場合並びに課長、所長及び室長の時間外勤務の場合は、この限りでない。

(申告)

第70条　時間外又は休日勤務の職員は、勤務を終了したときは、当直員に申告し、命令票に検印を受けなければならない。ただし、勤務の場所が庁外であるときは、この限りでない。

(復命)

第71条　時間外又は休日勤務をした職員は、翌日以後勤務を要する日の始業時刻直後、命令票に所要事項を記入提出し、復命しなければならない。

第72条　課長は、課員の復命済命令票を月ごと一括し、翌月5日までに総務課に回付しなければならない。

(当直の区分及び勤務時間)

第73条　当直は日直とし、勤務時間は休日における通常日の登庁時限から退庁時限までとする。

(当直員)

第74条　当直の勤務に服する者は2人とし、職員をもって輪番にこれに充てる。

(服務)

第75条　当直員は、次に掲げる事務を処理する。

(文書等の取扱い)

第76条　当直員は、当直勤務中に到達した文書及び物品は、次の定めるところによりこれを処理しなければならない。

(文書の発送)

第77条　当直員は、第34条の規定により緊急に発送を要する文書又は物品の回付を受けたときは、郵送の場合は後納郵便差出票を作成投函し、その他の場合は発送の処置を採り、その旨を記録し、翌日総務課等に関係帳簿を引き継がなければならない。

(市外電話の承認)

第78条　当直員は、市外電話使用の申出があって必要と認めたときは、市外電話承認票により承認し、使用後通話数を確認して、翌日総務課等に引き継がなければならない。

(車両の管理)

第79条　当直員は、公用車使用の申出があって必要と認め、かつ、運転者が適格者と認めたときは、公用車使用簿により承認し、鍵を交付し、使用後は鍵を返納させ車両の異常の有無を点検しなければならない。

(非常の際の措置)

第80条　当直員は、火災その他災害の発生等非常の際は、町長、副町長、関係課長及び消防団に急報し、応急の措置を講じなければならない。

(外部との連絡)

第81条　電話又は口頭により受理した事項で、重要又は緊急を要するものは、直ちに関係者に報告し、必要のあるものはその要旨を記録しておかなければならない。

(引継ぎ)

第82条　当直員は、当直日誌(様式第30号)に所要事項を記入し、翌日総務課等に提出しなければならない。ただし、翌日が休日のときは、次の当直者に引き継がなければならない。

(非常の場合の登庁)

第83条　職員は、休日又は退庁後、火災その他災害により本庁舎及び総合支所庁舎が危険であると認めるときは、速やかに登庁し、上司の指揮を受けて文書、物品の保護に当らなければならない。

第84条　非常の場合の文書、物品の持出等については、上司の指揮によらなければならない。ただし、上司の指揮を受けるいとまのないときは臨機の処置を採ることができる。